Servizi demografici

I Servizi Demografici sono gli uffici che si occupano del controllo della popolazione: tengono ed aggiornano il registro di popolazione, che comporta le tempestive registrazioni del movimento demografico dei cittadini che risiedono nel Comune, rilasciano le relative certificazioni; tengono ed aggiornano i registri di Stato Civile (Cittadinanza, Nascita, Matrimonio, Morte); tengono ed aggiornano le liste elettorali e si occupano delle consultazioni elettorali.

Compiti specifici per ufficio:

UFFICIO ANAGRAFE

L’Anagrafe della popolazione residente ha la funzione di registrare nominativamente, secondo determinati caratteri naturali e sociali, gli abitanti residenti in un Comune, sia come singoli sia come componenti di una famiglia o componenti di una convivenza, nonché le successive variazioni che si verificano nella popolazione stessa.
Le Anagrafi sono la risultante per così dire di due componenti : da una parte l’adempimento degli obblighi anagrafici degli uffici comunali; dall’altra l’adempimento degli obblighi dei singoli cittadini.
Solo dall’adempimento scrupoloso ed immediato di detti obblighi nasce la regolare tenuta delle Anagrafi, le quali in ogni momento devono rispecchiare la reale situazione di fatto.
L’attività anagrafica costituisce la base di numerosi altri servizi pubblici, quali quello elettorale, scolastico, tributario, di leva, assistenziale, che attingono alla fonte anagrafica per le notizie necessarie.
 
L’ufficiale d’Anagrafe
Il Sindaco nella sua qualità di Ufficiale del Governo, è titolare delle funzioni anagrafiche ed è, pertanto, l’Ufficiale d’Anagrafe.
Il Sindaco può delegare in tutto o in parte le funzioni di Ufficiale d’Anagrafe ad un assessore, al segretario comunale o a impiegati del Comune ritenuti idonei.
Il conferimento della delega da parte del Sindaco non comporta per lo stesso la perdita della titolarità delle funzioni.
La delega deve essere approvata dal Prefetto.
 
Funzioni dell’Ufficiale d’Anagrafe
L’Ufficiale d’Anagrafe provvede :
-    alla tenuta e aggiornamento dei registri della popolazione residente, italiana, straniera e degli italiani residenti
     all’estero (AIRE);
-    al rilascio delle certificazioni anagrafiche e delle carte di identità;
-    all’autentica di copie, firme, fotografie e passaggi di proprietà di beni mobili;

UFFICIO DELLO STATO CIVILE
Il Sindaco, nella sua qualità di Ufficiale del Governo, al quale sono demandati servizi di competenza statale, è titolare delle delle funzioni di Stato Civile ed è Ufficiale dello Stato Civile.
 Il Sindaco può delegare, in tutto o in parte, le funzioni di Ufficiale dello Stato Civile al segretario comunale e ai dipendenti a tempo indeterminato del Comune. Il conferimento della delega da parte del Sindaco, non comporta per lo stesso la perdita della titolarità delle funzioni. La delega ai dipendenti a tempo indeterminato del Comune ed al segretario comunale va comunicata al Prefetto e resta valida fin quando non viene revocata. Il Sindaco, limitatamente per il ricevimento del giuramento nei casi di acquisto della cittadinanza italiana (art. 10 della legge n. 91/1992) e per la celebrazione del matrimonio, può delegare le funzioni di Ufficiale dello Stato Civile ad un assessore, ai presidenti delle circoscrizioni, ai consiglieri comunali, nonchè a cittadini italiani in possesso dei requisiti per l'elezione a consigliere comunale.

Funzioni di stato civile:

• ricevere, per mezzo di dichiarazioni verbali, riprodotte per iscritto nei registri e/o negli archivi informatici, oppure di atti scritti, annotati o trascritti nei registri stessi, la documentazione essenziale che descrive quel determinato complesso di eventi; conservare tale documentazione, perché dai fatti ed atti da essa rappresentati la persona trae la titolarità di specifici e particolari diritti e obblighi verso lo Stato e verso gli altri consociati; rilasciare, a chi vi abbia interesse, le relative certificazioni. Il valore probatorio di tale documentazione fa fede fino a querela di falso.
• garantire l´ attualità della documentazione in modo che essa sia continuamente aggiornata rispetto alla persona. Ciò comporta il collegamento sistematico tra atti e fatti diversi ma successivi l´uno all’altro per consentire il costante ed immediato adeguamento alla realtà della documentazione in oggetto.

In estrema sintesi l’attività dell’Ufficiale dello Stato Civile si riassume nei seguenti punti:

• formare, archiviare, conservare e aggiornare tutti gli atti dello stato civile e curare, nelle forme previste, la trasmissione dei dati al centro nazionale di raccolta di cui all´ att. 10, comma 2, Iett. d del Regolamento dello Stato Civile (D.P.R. 3 novembre 2000 n.396);
• trasmettere alle PPAA che ne fanno richiesta in base alle norme vigenti gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, in esenzione da ogni spesa;
• rilasciare, nei casi previsti, gli estratti e i certificati che riguardano lo stato civile;
• verificare, per le PPAA che ne fanno richiesta, la veridicità dei dati contenuti nelle autocertificazioni prodotte dai cittadini in tutti i casi consentiti dalla legge.

Formazione degli atti di stato civile
La formazione degli atti dello stato civile può avvenire in tre modi:

• Per iscrizione: registrazione degli atti ricevuti direttamente dall´ufficiale dello stato civile che tiene i registri;
• Per trascrizione: la registrazione che ha per oggetto gli atti ricevuti da altro pubblico ufficiale o emessi da altra autorità;
• Per annotazione: una registrazione accessoria ad altro atto già registrato.
  Compiti dell’ufficiale di Stato Civile in materia di Polizia Mortuaria: nell’ambito delle proprie competenze funzionali, svolge l'attività di rilascio delle autorizzazioni al trasporto funebre, al seppellimento, alla cremazione,  all’affido personale delle ceneri e di rilascio del passaporto mortuario.

SERVIZIO ELETTORALE.
L’Ufficio Elettorale gestisce i servizi che sono di competenza statale.
L’Art. 14 del Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti Locali, stabilisce che le relative funzioni sono esercitate dal Sindaco quale Ufficiale di Governo che, pertanto, in tale veste sovrintende all’attività svolta  dall’Ufficio Elettorale.
Nell’ambito di servizi di competenza statale, il Prefetto può disporre ispezioni per accertare il regolare funzionamento dei servizi stessi, nonché per l’acquisizione di dati e notizie interessanti altri servizi di carattere generale.
L’Ufficio elettorale rilascia i documenti ed i certificati relativi all’esercizio del diritto di voto e si occupa, per la parte di competenza dell’Amministrazione Comunale, dell’organizzazione delle consultazioni elettorali (presentazione delle liste dei candidati, la propaganda elettorale, le affissioni)
Provvede all’aggiornamento delle liste elettorali, dello schedario elettorale, e alla formazione dei fascicoli elettorali.
Provvede inoltre all’aggiornamento e alla tenuta dell’Albo unico degli Scrutatori, alla ricezione delle domande di iscrizione all’Albo dei Presidenti di Seggio e all’Albo dei Giudici Popolari.
COMPETENZE:
Rilascio tessere elettorali;
Rilascio certificato di godimento dei diritti politici e di iscrizione alle liste elettorali;
Iscrizione alle liste elettorali per acquisto diritti o per immigrazione nel Comune;
Cancellazione dalle liste elettorali per perdita diritti o per emigrazione dal Comune;
Iscrizione nelle liste aggiunte dei cittadini dell’Unione Europea;
Iscrizione all’Albo Unico degli Scrutatori;
Iscrizione all’Albo dei Presidenti di Seggio;
Iscrizione all’Albo dei Giudici Popolari;
Attuazione delle norme per gli elettori infermi.

SERVIZIO LEVA MILITARE
L’Ufficio leva militare del Comune svolge un complesso di operazioni che vanno dalla formazione delle liste di leva alla tenuta ed aggiornamento dei ruoli matricolari.
FORMAZIONE DELLA LISTA DI LEVA
Nonostante la chiamata alle armi obbligatoria sia stata sospesa ai sensi del D.M. 20.9.2004, il Comune provvede annualmente alla formazione della Lista di Leva, per anno di nascita degli iscritti: in essa vi sono compresi i cittadini italiani di sesso maschile che compiranno 17 anni di età dal 1° gennaio al 31 dicembre dell'anno in corso.
La lista di leva così compilata viene successivamente recapitata al Distretto Militare di Firenze (ora Centro Documentale).
AGGIORNAMENTO DEI RUOLI MATRICOLARI
L'Ufficio Leva aggiorna periodicamente anche i ruoli matricolari (elenchi in cui sono comprese le persone soggette all'obbligo del servizio militare nell'esercito, ovvero i cittadini italiani maschi dal 17° al 45° anno di età) tramite le informazioni di base desunte dai congedi che pervengono dai competenti Distretti militari.
Nei ruoli matricolari vengono inserite anche le informazioni relative a chi ha svolto il servizio sostitutivo di leva.
RILASCIO DEL CONGEDO
Il congedo è il documento che dimostra la propria posizione rispetto agli obblighi militari e che contiene i dati anagrafici dell'arruolato, la data di incorporazione e di congedo, ed è sostituibile con l'autocertificazione.
Esso viene solitamente consegnato all'interessato al termine del periodo di ferma di leva (in tale caso deve essere presentato al Comune di residenza per le registrazioni di competenza e l'apposizione del visto del Sindaco), oppure spedito al Comune di residenza per la consegna all'interessato. In entrambi i casi, i dati contenuti nel documento vengono annotati nei ruoli matricolari.